Het opstellen en door beide partijen ondertekenen van overeenkomsten werd nog volledig op papier (in hardcopy) uitgevoerd. Hiermee was de Verkoopbinnendienst veel tijd kwijt aan logistieke afhandeling, denk hierbij aan afstemming afdeling Legal, printen, versturen, opvolgen, scannen en archiveren.
Vanuit de organisatie is daarom het verzoek gekomen om te kijken naar de mogelijkheden van het digitaal ondertekenen van contracten, waardoor de hoeveelheid handelingen voor Verkoopbinnendienst aanzienlijk gereduceerd kan worden en het proces beter en eenvoudiger gemanaged kan worden. Hiervoor is eerst een vergelijking gedaan welke digital signing tools beschikbaar zijn in de markt. Op basis van deze vergelijking en een kosten baten analyse is in overleg met Verkoopbinnendienst besloten te gaan testen met Adobe Sign.
Middels Adobe Sign kunnen contracten/bestanden eenvoudig worden voorzien van handtekening velden en op basis van een workflow ontvangen de ondertekenaars automatisch een e-mail om digitaal hun handtekening te plaatsen. Administratieve handelingen zoals printen, versturen en scannen worden hiermee geminimaliseerd. Bovendien is voor de opsteller/verzender van de overeenkomst/bestand eenvoudig te zien welke partij(en) heeft (hebben) getekend en welke partij(en) nog moet(en) ondertekenen.
Papierloos met
De oplossing is geïmplementeerd en enthousiast ontvangen op verschillende afdelingen waaronder Verkoopbinnendienst, Legal en IT. Samen met het multidisciplinaire projectteam hebben we de selectie en implementatie ondersteund met als resultaat een efficiënter papierloos proces voor De heus Voeders B.V .